Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt op 01-09-2026

At Your Service Music is een coverband uit Zwolle. Benader je ons voor een optreden, of bezoek je onze website, dan verwerken we een aantal gegevens van je. Op deze pagina staat welke dat zijn, waarom we ze nodig hebben, hoe lang we ze bewaren en wat je eraan kunt doen. We hebben geprobeerd het in gewoon Nederlands op te schrijven, inclusief de dingen die we nog niet perfect voor elkaar hebben.

Wie is verantwoordelijk

At Your Service Music
Wagenschuurstraat 4, 8043 XW Zwolle
KVK 75638223
info@atyourservicemusic.nl
+31 6 31 21 48 74

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hieronder staan.

Wanneer je een aanvraag doet via de website

Vul je het contact- of offerteformulier in, dan vragen we om je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de gegevens van je feest: de datum, de gelegenheid, de locatie, het aantal gasten en de samenstelling waar je aan denkt. We gebruiken die gegevens om je een voorstel te kunnen doen en om contact met je te houden over je aanvraag. De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst of, in de fase daarvoor, de stappen op jouw verzoek die daaraan voorafgaan (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

We leggen daarbij vast via welke advertentie of zoekopdracht je bij ons terechtkwam, als die informatie meekomt in de link waarmee je binnenkwam. Dat gebruiken we om te begrijpen welke advertenties werken, niet om jou over andere websites te volgen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een werkende bedrijfsvoering (artikel 6 lid 1 sub f).

Wanneer je met ons appt

We gebruiken WhatsApp voor klantcontact. Dat loopt via twee zakelijke nummers:

• +31 6 11 70 82 95 voor opdrachtgevers, aanvragen en nieuwe contacten
• +31 6 21 65 95 27 voor bandleden, technici en interne afstemming

Stuur je ons een bericht, dan bewaren we dat bericht, je telefoonnummer en het tijdstip. Dat doen we om twee redenen. Ten eerste om je vraag te kunnen beantwoorden: een los bericht zonder de rest van het gesprek is niet te beantwoorden. Ten tweede om het gesprek terug te kunnen vinden als je later terugkomt, zodat je je verhaal niet opnieuw hoeft te doen.

Zolang we nog niet inhoudelijk hebben gereageerd, doen we dat op grond van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f): je hebt zelf contact met ons gezocht over een optreden, en zonder je bericht te bewaren kunnen we je niet helpen. Zodra we inhoudelijk antwoorden loopt er een traject dat op jouw verzoek is begonnen, en dan is de grondslag artikel 6 lid 1 sub b.

We houden zulke gesprekken zo klein mogelijk: je nummer, de tekst, het tijdstip. Je WhatsApp-profielnaam slaan we niet op. Stuur je een foto, video of spraakbericht, dan bewaren we de inhoud daarvan niet; we leggen alleen vast dát je iets gestuurd hebt, en een bijschrift als je dat erbij typte.

Wil je liever niet dat we appen, laat het weten. Dan gaat het contact per mail of telefoon.

Wanneer we een online overleg opnemen

Spreken we elkaar in een online overleg over je aanvraag, dan nemen we dat gesprek soms op en laten we er een transcript en een samenvatting van maken. Dat doen we om erop terug te kunnen kijken zonder tijdens het gesprek te zitten typen, en om afspraken later terug te kunnen vinden.

Je ziet het altijd als dat gebeurt. Onze notulist komt als zichtbare deelnemer de vergadering binnen en er verschijnt een melding dat er wordt opgenomen. Wil je dat niet, zeg het dan gerust: we halen hem er dan uit en maken gewoon aantekeningen. Bellen we elkaar gewoon aan de telefoon, dan wordt er niets opgenomen.

De opname en het transcript verwerken we via Fireflies. Die dienst verwerkt gegevens ook buiten de Europese Unie; dat gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Wanneer je ons mailt of belt

Mail of bel je ons over een aanvraag of een optreden, dan bewaren we die correspondentie in onze eigen omgeving, om dezelfde reden en op dezelfde grondslag als hierboven.

Wanneer je klant wordt

Word je klant, dan verwerken we daarnaast de gegevens die bij de opdracht horen: de afspraken over het optreden, de locatie, de contactpersoon ter plekke, de factuur en de betaling. Dat is nodig om de opdracht uit te voeren en, voor de facturen, om aan onze wettelijke administratieplicht te voldoen (artikel 6 lid 1 sub c).

Hoe lang we het bewaren

Dit zijn de termijnen die we aanhouden:

Wat	Hoe lang
Een appje van een onbekend nummer waar wij nooit inhoudelijk op gereageerd hebben	7 dagen na je laatste bericht
Een gesprek waarin wel over en weer is gereageerd	14 dagen na het laatste bericht in beide richtingen. Elk nieuw bericht laat die termijn opnieuw beginnen, zodat een lopend gesprek niet halverwege verdwijnt
Een aanvraag die niet doorgaat	tot 2 jaar na het laatste contact, zodat we je herkennen als je later terugkomt
Opnames en transcripten van online overleggen	tot 2 jaar na het gesprek, of korter als je erom vraagt
Gegevens rond een opdracht die wel doorging	tot 7 jaar na afloop, de wettelijke bewaartermijn voor onze administratie
Facturen en boekhouding	7 jaar, wettelijk verplicht

Als een gesprek uitmondt in een boeking, gaat het over op de termijn die bij een opdracht hoort.

Eerlijk over hoe dat opruimen gaat. Wij zijn een band, geen softwarebedrijf, en we zijn er nog niet. Een deel van dit opruimen gebeurt inmiddels automatisch, een ander deel doen we periodiek met de hand. Dat betekent dat gegevens in de praktijk soms wat langer blijven staan dan de termijn hierboven, tot de eerstvolgende opruimronde. We werken eraan dat volledig automatisch te maken. Vraag je ons om je gegevens te verwijderen, dan wachten we daar niet mee op zo’n ronde: dat voeren we direct uit.

Waar AI meekijkt, en waar niet

We gebruiken AI om ons werk behapbaar te houden. Concreet gebeurt dit:

• van een gesprek over een aanvraag wordt een korte samenvatting gemaakt, zodat we niet elke keer alles hoeven terug te lezen;
• er wordt uit afgeleid waar het gesprek staat en wie er aan zet is, zodat we je vraag niet laten liggen;
• bij een aanvraag via de website wordt herkend om wat voor soort feest het gaat;
• een opgenomen online overleg wordt uitgeschreven en samengevat;
• binnenkomende facturen van onze leveranciers worden automatisch uitgelezen.

Wat er niet gebeurt: er wordt geen besluit over je genomen door een computer. Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering in de zin van artikel 22 AVG. Een inhoudelijk antwoord op je vraag wordt altijd door een mens beoordeeld voordat het naar je toe gaat. De uitzondering is een automatische ontvangstbevestiging op een aanvraag of een eerste appje; daar zit geen oordeel over jou in.

Hiervoor werken we met Anthropic (Claude), Fireflies en TypeSafe AI. Om een gesprek te kunnen samenvatten gaat de tekst van dat gesprek naar Anthropic; om een mail in te delen gaan afzender, onderwerp en tekst naar TypeSafe AI; we geven niet meer mee dan voor die taak nodig is. Wat er bij deze diensten langskomt wordt niet gebruikt om hun modellen mee te trainen: bij de zakelijke koppelingen is dat de standaard, en waar we via een abonnement werken hebben we dat zo ingesteld.

Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens niet en we geven ze niet door voor reclame van anderen. We werken wel met leveranciers die gegevens voor ons verwerken:

• Microsoft (Microsoft 365 en Azure) voor mail, agenda en de opslag van aanvragen en optredens;
• Supabase voor ons eigen dashboard, waarin de gesprekken en optredens samenkomen; die database staat in Ierland, binnen de Europese Unie;
• Meta (WhatsApp) voor het WhatsApp-verkeer zelf. Wij bepalen wat wij bewaren, Meta bepaalt wat er op hun eigen infrastructuur gebeurt;
• Anthropic voor de samenvattingen, classificaties en het uitlezen van facturen;
• Fireflies voor het opnemen en uitschrijven van online overleggen;
• Google voor de statistiek van deze website en voor onze advertenties;
• Hostnet voor de hosting van deze website;
• onze offertesoftware, betaaldienstverlener en boekhouder voor het uitbrengen van een voorstel en het afhandelen van de betaling.

Verwerkt een leverancier gegevens buiten de Europese Unie, dan gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

De bandleden en technici die op jouw optreden staan, krijgen de informatie die ze nodig hebben om te komen spelen: datum, locatie, tijden en het programma. Niet je hele correspondentie.

Cookies

Deze website plaatst cookies. Een deel is nodig om de site te laten werken en om je cookiekeuze te onthouden. Daarnaast gebruiken we Google om te meten hoe de site gebruikt wordt en om te zien welke advertenties werken. Je kunt je cookie-instellingen aanpassen via de knop onderaan de site, en je kunt de meting van Google blokkeren met de instellingen van je browser of een browser-extensie.

Je rechten

Je hebt het recht om:

• in te zien welke gegevens we van je hebben;
• ze te laten corrigeren als er iets niet klopt;
• ze te laten wissen;
• bezwaar te maken tegen de verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, dus ook tegen het bewaren van een WhatsApp-gesprek of het opnemen van een online overleg;
• je gegevens mee te krijgen in een gangbaar bestandsformaat.

Stuur daarvoor een mail naar info@atyourservicemusic.nl of app naar +31 6 11 70 82 95. We reageren binnen een maand. Je hoeft geen reden op te geven voor een wissingsverzoek.

Waar we eerlijk over willen zijn. Wissen we je gegevens, dan verdwijnen ze uit onze eigen systemen. Wat op de servers van WhatsApp zelf staat, en wat in de WhatsApp-app op de telefoon van de bandleider staat, valt daarbuiten: dat kunnen wij niet voor je wissen. Een verstuurde factuur kunnen we ook niet weghalen, want die moeten we wettelijk bewaren. We beloven dus wissing uit ons actieve systeem, niet dat het overal weg is. Kunnen we een verzoek om die reden niet helemaal uitvoeren, dan zeggen we dat erbij, met de reden.

Beveiliging

Verkeer met onze site en onze systemen loopt over versleutelde verbindingen. Toegang tot je gegevens hebben alleen de mensen die ermee moeten werken. De systemen waarin je gegevens staan draaien bij professionele leveranciers met hun eigen beveiligingsmaatregelen.

Een klacht

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als we iets veranderen aan hoe we met gegevens omgaan. De datum bovenaan geeft aan wanneer dat voor het laatst gebeurde.